Wir rechnen vor, was eine Kasse kostet: Preise vergleichen & sparen!
- Übersicht aller Kosten, die anfallen können
- Welche Kassenarten gibt es und wie sehen die Kosten aus?
- Mieten, kaufen oder doch besser gleich leasen? Was ist besser?
- Welche Funktionen sollte ein Kassensystem mindestens haben?
- Sind manche Kassensysteme für bestimme Branchen besser geeignet?
- Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für Kassensysteme?
- FAQ zum Thema Kassensysteme Kosten
Einer der wichtigsten Punkte, wenn es darum geht sich für ein Kassensystem zu entscheiden ist oft der Preis. Auch schrecken viele Unternehmer davor zurück, sich mit dem Thema auseinander zu setzen, weil sie horrende Vorstellungen von den Preisen haben, die mit der Anschaffung eines Kassensystems einhergehen. Dabei hängen die Preise aber von vielen Faktoren ab und wahrscheinlich ist die Anschaffung wesentlich günstiger als Sie sich das gerade im Moment vorstellen.
Aus diesem Grund wollen wir Sie an dieser Stelle eingehend über dieses Thema informieren, damit Sie wissen, welche Optionen Sie haben und wie viel diese im Einzelnen kosten. Damit Sie sich ein gutes Bild darüber machen, welche Kosten genau dabei auf Sie zukommen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Wie viel Sie für Hardware und Software einplanen müssen, wie der Funktionsumfang der einzelnen Systeme den Preis beeinflusst, welche kostenlosen und günstigen Alternativen es gibt und ob diese sich wirklich lohnen. Mit all diesen Informationen können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und das richtige System für Ihr Unternehmen finden.
Übersicht aller Kosten, die anfallen können
Für kleine Unternehmen fallen bei der Anschaffung von Hardware-Kassensystemen typischerweise Kosten von 400-2.000 € pro Kasse an, zuzüglich einer monatlichen Software-Lizenzgebühr von 29-109 €. Im höheren Preissegment können pro Kasse auch bis zu 2.000-4.000 € anfallen. Es ist wichtig, diese Kosten bei der Planung des Budgets zu berücksichtigen.
Wenn man als kleines bis mittleres Unternehmen ein Kassensystem erwerben möchte, sollte man die üblichen Preisspannen beachten. Es gibt einige Komponenten, die als unverzichtbar oder sehr empfehlenswert gelten und bei der Anschaffung berücksichtigt werden sollten.
| Komponente | kleines Unternehmen | mittleres Unternehmen |
|---|---|---|
| Kassenhardware | 300 – 1.500 € Tablet inkl Ständer | 1.000 – 2.500 € PC- oder Kassensystem |
| Kassenlade | 40 – 60 € | 70 – 140 € |
| Bondrucker | 40 – 150 € | 200 – 400 € |
| Kartenterminal | 29 – 250 € | 350 – 950 € |
| Einmalige Kosten | 409 – 2.000 € | 2.020 – 3.990 € |
| Kassensoftware | 19 – 39 € mtl. Android, IOS | 49 – 99 € Windows, Linux, Android, IOS |
| Cloud-TSE | 10 € | 10 € |
| Laufende Kosten | 29 – 49 € | 59 – 109 € |
Abgesehen von der essenziellen Komponenten für Kassensysteme stehen Ihnen zusätzliche Ausstattungsoptionen und Zubehörteile zur Verfügung. Es ist nicht zu erwarten, dass Sie sämtliche angebotenen Extras benötigen, da manche Erweiterungen lediglich für spezifische Firmen oder Branchen von Bedeutung sind.
| Optionale Komponente | kleines Unternehmen | mittleres Unternehmen |
|---|---|---|
| Barcodescanner | 20 – 50 € | 60 – 140 € |
| Barcodescanner Halterung | 20 € | 50 – 140 € |
| WLAN-Dongle | 5 – 20 € | 5 – 20 € |
| Küchendrucker | 40 – 150 € | 200 – 400 € |
| Kassenwaage | 90 – 400 € | 500 – 2.000 € |
| Warenwirtschaft | ca. 30 € mtl. | ca. 30 € mtl. |
| Faktura | ca. 30 € mtl. | ca. 30 € mtl. |
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Was ist eine Kassenhardware?
Eine Kassenhardware umfasst alle physischen Komponenten, die für den Betrieb einer Kasse notwendig sind. Je nach Anforderungen können auch weitere Geräte wie ein Kunden-Display oder ein Kartenterminal integriert werden.
Es ist wichtig, bei der Auswahl der Hardware auf eine hohe Qualität zu achten, um einen reibungslosen Betrieb und eine lange Lebensdauer zu gewährleisten. Auch sollten die Komponenten aufeinander abgestimmt sein und eine einfache Bedienbarkeit bieten.
Insgesamt ist die Anschaffung einer Kassenhardware ein wichtiger Schritt für jeden Einzelhändler oder Gastronomiebetrieb, um effizientes Arbeiten und einen professionellen Eindruck zu gewährleisten.
Was ist eine Kassenlade?
Eine Kassenlade ist ein wichtiger Bestandteil einer Kasse und dient dazu, das Bargeld sicher aufzubewahren. Sie besteht in der Regel aus einem Metallgehäuse mit einem Schloss und einem Einschubfach für Münzen und Scheine. Manche Kassenladen verfügen auch über ein separates Fach für Schecks oder Kreditkarten.
Die Größe und Ausstattung der Kassenlade hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Art des Geschäfts, dem durchschnittlichen Umsatz pro Tag und der Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff auf die Kasse haben. In der Regel sollte eine Kassenlade jedoch groß genug sein, um das gesamte Bargeld des Tages aufnehmen zu können, ohne dass sie überquillt.
Es gibt verschiedene Arten von Kassenladen auf dem Markt, von einfachen Modellen mit manuellem Schloss bis hin zu Hightech-Lösungen mit elektronischer Öffnung und automatischer Geldzählung. Die Kosten für eine Kassenlade variieren entsprechend je nach Ausstattung und Hersteller.
Was ist ein Bondrucker?
Ein Bondrucker ist ein spezieller Drucker, der für den Einsatz an Kassen und in anderen Verkaufsumgebungen entwickelt wurde. Er druckt schnell und zuverlässig Belege, Quittungen und andere Dokumente aus, die im Rahmen von Transaktionen benötigt werden.
Bondrucker sind in der Regel sehr robust und langlebig, da sie oft hohen Belastungen ausgesetzt sind. Sie können entweder über eine Kabelverbindung oder drahtlos über Bluetooth oder WLAN mit der Kasse verbunden werden.
Es gibt verschiedene Arten von Bondruckern, darunter Thermodrucker und Nadeldrucker. Thermodrucker verwenden Wärme, um das Bild auf dem Papier zu erzeugen, während Nadeldrucker kleine Nadeln verwenden, um das Bild auf das Papier zu drucken.
Die Wahl des richtigen Bondruckers hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art des Geschäfts, der Anzahl der Transaktionen pro Tag und dem verfügbaren Budget. Es ist wichtig, sorgfältig zu prüfen, welche Funktionen und Eigenschaften für Ihre spezifischen Bedürfnisse am besten geeignet sind.
Was ist ein Kartenterminal?
Ein Kartenterminal ist ein elektronisches Gerät, das es ermöglicht, Zahlungen mit Kredit- oder Debitkarten zu akzeptieren. Es wird oft auch als Kartenlesegerät oder POS-Terminal bezeichnet. Das Terminal liest die Informationen von der Karte und überträgt sie an den Zahlungsanbieter, der dann die Transaktion autorisiert und das Geld auf das Händlerkonto überweist.
Es gibt verschiedene Arten von Kartenterminals, darunter stationäre Terminals, mobile Terminals und virtuelle Terminals. Stationäre Terminals sind in der Regel für den Einsatz an einem festen Standort gedacht, wie zum Beispiel an einer Ladentheke. Mobile Terminals hingegen können drahtlos betrieben werden und sind ideal für den Einsatz bei Veranstaltungen oder im Außendienst. Virtuelle Terminals ermöglichen es Unternehmen, Zahlungen online entgegenzunehmen, ohne dass ein physisches Terminal benötigt wird.
Die Kosten für ein Kartenterminal können je nach Art des Geräts und Anbieter variieren. In der Regel fallen jedoch Gebühren für die Miete oder den Kauf des Geräts sowie Transaktionsgebühren an. Es ist wichtig, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und sorgfältig zu prüfen, welche Lösung am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.
Was ist eine Kassensoftware?
Eine Kassensoftware ist ein Programm, das speziell für den Einsatz an der Kasse entwickelt wurde. Sie ermöglicht es dem Verkäufer, Produkte zu scannen oder manuell einzugeben und den Preis sowie andere relevante Informationen wie Steuern und Rabatte automatisch zu berechnen. Die Software kann auch Bestandsaufnahmen durchführen, Berichte erstellen und Zahlungen verarbeiten.
Es gibt verschiedene Arten von Kassensoftware, von einfachen Systemen für kleine Unternehmen bis hin zu komplexen Lösungen für große Einzelhändler. Einige bieten auch Funktionen wie Kundenverwaltung, Marketing-Tools und Integration mit anderen Geschäftssystemen.
Die Wahl der richtigen Kassensoftware hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Es ist wichtig, eine Lösung zu wählen, die einfach zu bedienen ist und alle erforderlichen Funktionen bietet, um effektiv arbeiten zu können.
Welche Kassenarten gibt es und wie sehen die Kosten aus?
Es gibt viele verschiedene Arten von Kassen, abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens. Einige Optionen sind:
Es ist wichtig zu beachten, dass jede Art von Kasse ihre eigenen Vor- und Nachteile hat und das richtige System abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall ausgewählt werden sollte. Es lohnt sich also, die verschiedene Option gründlich zu vergleichen, um herauszufinden, welches System am besten Ihren Anforderungen entspricht und am effektivsten für Ihr Unternehmen arbeitet.
Mieten, kaufen oder doch besser gleich leasen? Was ist besser?
Kassensystem mieten
Hier findest du alles, was du über das Mieten von Kassensystemen wissen musst.
Kassensystem kaufen
Endlich Schluss mit dem Chaos: Kauf dir jetzt ein Kassensystem und organisiere deinen Laden.
Kassensystem leasen
Der ultimative Leasing-Guide: Alles was du über Leasing wissen musst und richtig sparst.
Welche Funktionen sollte ein Kassensystem mindestens haben?
Ein Kassensystem sollte in erster Linie die grundlegenden Funktionen einer Registrierkasse erfüllen, wie das Erfassen von Verkäufen und das Ausgeben von Quittungen. Doch darüber hinaus gibt es noch weitere Funktionen, die ein modernes Kassensystem haben sollte. Hier sind einige der wichtigsten:
Ein gutes Kassensystem sollte also nicht nur die grundlegenden Funktionen einer Registrierkasse erfüllen, sondern auch weitere nützliche Features bieten, um den Arbeitsalltag zu erleichtern und den Umsatz zu steigern.
Sind manche Kassensysteme für bestimme Branchen besser geeignet?
Die Entscheidung für das passende Kassensystem legt den Grundstein für einen florierenden Betrieb, sei es in der Gastronomie, im Einzelhandel oder im Dienstleistungssektor. Aber welches System ist das Beste? Welche Funktionen müssen vorhanden sein? Und welche Ausgaben erwarten mich? Es gibt unzählige Kassensysteme auf dem Markt, und die Wahl fällt häufig schwer. In diesem Blog präsentieren wir Ihnen verschiedene Systeme und unterstützen Sie dabei, das für Sie optimale Kassensystem zu entdecken.
Kassensystem Gastronomie
Mit diesen Kassensystemen kannst du deine Gastronomie auf die nächste Stufe heben.
Kassensystem Einzelhandel
Vielleicht das beste Kassensystem, das der Einzelhandel je gesehen hat.
Kassensystem Dienstleistung
Mit dem richtigen Kassensystem: Mehr Kunden, mehr Umsatz bei jeder Dienstleistung.
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für Kassensysteme?
Gesetzliche Vorgaben für Kassensysteme sind wichtig, um den reibungslosen Ablauf des Zahlungsverkehrs zu gewährleisten. Die Kassensysteme müssen sich an strenge gesetzliche Richtlinien halten, damit du als Unternehmer im Einklang mit dem Gesetz bleibst. Aber keine Sorge, wir erklären dir, was du dazu wissen musst:
KassenSichV
Als Unternehmer musst du die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) beachten. Diese besagt, dass alle Umsatzdaten einer Kasse vollständig und manipulationssicher aufbewahrt werden müssen. Zudem muss dein Kassensystem alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen erfüllen, um die Sicherheit deiner Daten zu gewährleisten. So kannst du beispielsweise ein Passwort verwenden und regelmäßige Backups machen, um deine Daten zu schützen.
Belegausgabepflicht
Darüber hinaus ist es dir als Unternehmer per Gesetz (Bonpflicht) untersagt, Belege nur auf elektronischem Weg auszustellen. Dies bedeutet, dass du deinen Kunden auch einen Papierbeleg liefern musst oder ihnen die Möglichkeit bietest, sich den Beleg per E-Mail zuzusenden. Nur so können die Kunden nachvollziehen, welche Zahlungsvorgänge stattgefunden haben und ihre Rechte geltend machen.
TSE – Technische Sicherheitseinrichtung
Um sicherzustellen, dass dein Kassensystem manipulationssichere Belege erzeugen kann und in Übereinstimmung mit der Kassensicherungsverordnung arbeitet, benötigst du eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Dies ist eine spezielle Software in Verbindung mit einem Hardware-Token oder Smartcard-Reader sowie einem Zeichenerkennungsgerät wie z. B. einem QR-Code-Scanner oder Barcode-Scanner. Mit dieser Software kannst du die Datenaustauschprotokolle überprüfen und somit sicher gehen, dass dein System vor Manipulation geschützt ist.
Kassenschau
Die Finanzbehörden führen regelmäßig eine Kassenschau bei Unternehmen durch, um sicherzustellen, dass alle Umsatzdatenerfassungssysteme den gesetzlich vorgeschriebene Vorgaben gehalten werden. Wenn nicht ordnungsgemäße Eintragung von Umsatzanzeigen festgestellt werden oder technische Sicherheitsvorkehrung einfach ignoriert werden, kann es sein, dass du Bußgelder bezahlen musst oder sogar strafrechtliche Konsequenz tragen musst. Daher ist es unbedingt notwendig, dass alle gesetzlich vorgeschriebene Vorschriften beachtet werden.
Es ist wichtig, dass Unternehmer sich an die gesetzlichen Vorgaben halten, um Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Daher sollten sie sicherstellen, dass ihre Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sind und sie ihren Kunden bei Barzahlungen einen korrekten Beleg aushändigen.
FAQ zum Thema Kassensysteme Kosten
Eine persönliche Betreuung durch den Anbieter des Kassensystems kann von großer Bedeutung sein. Gerade wenn es um die Einrichtung und Schulung der Mitarbeiter geht, ist es hilfreich, einen Ansprechpartner vor Ort zu haben.
Auch bei technischen Problemen oder Fragen zur Handhabung des Systems ist ein direkter Kontakt zum Anbieter oft schneller und effektiver als eine lange Suche nach Lösungen im Internet.
Natürlich ist eine persönliche Betreuung in der Regel mit höheren Kosten verbunden als eine rein digitale Unterstützung. Doch gerade für Unternehmen, die noch wenig Erfahrung mit Kassensystemen haben oder großen Wert auf eine individuelle Beratung legen, kann sich diese Investition lohnen.
Ein guter Wartungsvertrag sorgt dafür, dass Dein Kassensystem stets optimal funktioniert und Du Dir keine Sorgen machen musst, dass es aufgrund eines Defekts nicht mehr funktioniert. Die meisten Hersteller bieten unterschiedliche Optionen an, damit Du einen Vertrag erhalten kannst, der zu Deinem Unternehmen passt. Hierbei ist es wichtig zu verstehen, welche Leistungen im Einzelnen enthalten sind und ob diese Leistungen auch tatsächlich benötigt werden.
Beispielsweise bietet ein Wartungsvertrag in der Regel regelmäßige Prüfungen an – dies ist besonders empfehlenswert, wenn Du mit sensiblen Daten arbeitest oder wenn Dein Kassensystem häufigen Betriebsstunden ausgesetzt ist. In solchen Fällen können regelmäßige Prüfungen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben und so unnötige Ausfallzeiten zu vermeiden.
Die Kosten für den Wartungsvertrag sollten auch berücksichtigt werden – sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufend entstehenden Kosten für den Service. Viele Hersteller bieten Pakete an, die individuell angepasst werden können und somit die Kosteneffizienz optimieren. Außerdem ist es ratsam zu überprüfen, ob der Hersteller spezielle Arrangements für bestimmte Kundengruppengebote hat oder ob Rabatte gewährleistet sind.
Die Wahl der richtigen Kassensoftware sollte nicht leichtfertig getroffen werden und ausschließlich nach dem Preis getroffen werden. Jeder geschäftliche Neubeginn hat meist auch verschiedene Wachstumsschübe in sich und da wäre es von großem Vorteil, je nachdem wohin sich mein Geschäft entwickelt, sich die Kassensoftware mitentwickeln kann.
Der größte Wachstumskiller ist die eingesetzte digitale Lösung. Hardware lässt sich schnell austauschen und durch eine bessere oder größere ersetzen. Bei der eingesetzten Software ist das nicht so einfach möglich.
Gerade dieser Umstand ist uns bei den Bezahlhelden sehr positiv aufgefallen. Die vielen digitalen Lösungen und Kombinationsmöglichkeiten schaffen fast allen Unternehmern den Spielraum in jede erdenkliche Richtung zu wachsen oder zu expandieren. Die Preise jedenfalls sind fair und transparent.
Ja, es gibt tatsächlich verschiedene Förderprogramme, die Dir dabei helfen können. Zunächst solltest Du Dich bei Deiner örtlichen IHK oder Handwerkskammer erkundigen. Oftmals bieten diese Institutionen Beratungen an und können Dir Auskunft darüber geben, welche Förderungen für Dich in Frage kommen könnten.
Ein weiterer Ansprechpartner ist die KfW-Bank. Diese bietet verschiedene Programme zur Finanzierung von Investitionen an. Auch hier lohnt es sich, sich genauer zu informieren und zu prüfen, ob ein passendes Programm für Dich dabei ist.
Des Weiteren gibt es auch regionale Förderprogramme und Zuschüsse von Bundesländern oder Gemeinden. Auch hier solltest Du Dich genau informieren und gegebenenfalls Anträge stellen.
In jedem Fall lohnt es sich also, sich über mögliche Förderungen zu informieren und diese in Betracht zu ziehen. Denn sie können Dir dabei helfen, die Kosten für ein neues Kassensystem zu reduzieren und somit Dein Budget zu entlasten.